"... Un buen líder dedica más tiempo a la comunicación que a cualquier otra actividad."
En el ambiente de trabajo, una persona interactúa con sus compañeros, superiores, clientes, etc. De igual manera, recibe información, da o recibe instrucciones y se coordina con equipos de trabajo. Todas estas tareas y relaciones involucran la comunicación, de ahí la importancia de lograr una buena comunicación en las organizaciones laborales.
La comunicación es responsabilidad de cada empleado de la institución. Todos participan de ella (el presidente, personal de línea, etc.). La comunicación efectiva con empleados, clientes, accionistas, vecinos de la comunidad y otros públicos es esencial para la empresa. Las relaciones con la gente se establecen al comunicarse efectivamente con ellos.
En las organizaciones existen relaciones comunicativas tanto con el ecosistema interno como con el externo en que se desenvuelve la empresa.
Por eso se clasifican dos Niveles de Comunicación Empresarial:
• Interna: la que se da en el universo mismo de la organización, de la empresa con sus empleados.
• Externa: la que se da en el universo de la sociedad, de la empresa hacia el público en general, sus clientes potenciales y proveedores.
3.1Comunicación interna.
La comunicación interna busca hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia, que la gerencia también conozca el pensamiento de los empleados, y que los empleados se conozcan entre sí.
En la empresa actual, es muy importante hacer llegar la suficiente información a los trabajadores para que se sientan implicados en los distintos proyectos. Además, hay que contar con su opinión. La responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicación recae en los directivos.
A manera general, los elementos que intervienen en el proceso de comunicación se identifican de la siguiente manera:
Emisor: En un contexto de interés para la empresa, los emisores son aquellas personas que pueden emitir mensajes para el beneficio de la comunidad interna de la compañía y para el progreso de la entidad. Aunque también pueden tomar el papel de emisores a cualquiera de sus empleado de la compañía.
En algunas empresas existe un departamento o gerencia específica que se encarga de todas las comunicaciones que la empresa hace a sus empleados. Dependiendo del tipo de organización del tamaño de esta.
Código: Dentro de la comunicación interna, el código debe asignar a los mensajes dimensiones de comprensión a las comunicaciones dentro de la misma, ya sea de la empresa a sus empleados o entre ellos mismos.
Mensaje: el mensaje en la comunicación interna toma en cuenta tanto el contenido, que constituye la identidad que la empresa quiere transmitir, como la intención. Todas estas categorías son sometidas a un conjunto de leyes estrictas de composición.
La mayoría de las comunicaciones internas de una empresa tratan sobre eventos de la misma, información de la empresa, beneficios para empleados, promociones, etc.
Receptor , el mensaje puede estar dirigido a una persona en concreto o a un grupo sin precisar nombres de personas.
Canales: Dentro de la empresa hay una infinidad de canales de comunicación, ya sean formales, informales, personas,o lugares. El canal debe de asegurar el flujo de comunicación eficaz.
3.2 Comunicación externa
La comunicación externa es más compleja desde el punto de vista administrativo y operativo. Concierne a todas las relaciones que tiene la empresa con el ámbito exterior, y con el público para transmitir la identidad corporativa.
Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación externa en la empresas, se identifican a continuación:
1. Emisor: es la empresa misma, en donde existe un carácter corporativo de la emisión de los mensajes. Cada acto de comunicación será producido de acuerdo a pautas homogéneas elaboradas en base a la cultura de la empresa. Cada funcionario de la entidad sabrá ejecutar en cada situación el comportamiento comunicativo en línea con la identidad de la empresa.
Ejemplo: en un banco, cada funcionario (gerente de sucursal, jefe de cobranzas, auxiliar de cartera) puede escribir una carta a un cliente, conceder o negar un préstamo, llamar para cobrar vencimiento, actuando siempre como representante de la empresa.
2. Códigos: son los comportamientos funcionales de la empresa. Son los códigos operativos para la transmisión externa de la identidad corporativa.
3. Mensaje: es la identidad corporativa convertida en unidades de comunicación.
4. Canal: Los canales son varios.
Algunos canales de comunicación que se utilizan en las organizaciones son: teléfono, juntas, carteles, anuncios, cartas, páginas de internet, volantes, etc.
5. Receptor: Son los clientes actuales o potenciales, públicos selectos, la opinión pública, líderes, agencias, gobierno, gremios, sindicatos, etc.
La comunicación externa comprende tres dimensiones: publicidad, relaciones públicas e información comercial.
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